Navigation:  Ledenscherm > Opties > Beheer gewijzigde records > Inlezen van een bestand met gewijzigde records

Met Inlezen van een bestand met gewijzigde records kunt u een bestand met gewijzigde gegevens inlezen dat door een vorige gebruiker is aangemaakt. Zie ook: Bestandsuitwisseling tussen twee administratieve werkplekken (Beheer gewijzigde records).

 

De beginsituatie moet bij alle gebruikers gelijk zijn. Dat betekent dat zij:

 

Vanaf nu kunt u gegevens uitwisselen.

De gegevens die u vanaf nu invult in de ledenkaart kunnen worden uitgewisseld.

Het inlezen verloopt volgens dit diagram:

 

Volg onderstaand proces:

 

A. Ledenadministrateur stuurt wijzigingen naar penningmeester

 

Voorwaarden:  Er is met dit bestand nog niet geincasseerd en bij de penningmeester zijn geen de wijzigingen op afgehandeld.

 

stap 1. Ledenadministrateur heeft ledengegevens gewijzigd, opgezegd en / of toegevoegd. Er wordt nu een wijzigingsbestand gemaakt.

stap 2: Ledenadministrateur verstuurt wijzigingsbestand naar penningmeester.

stap 3: Penningmeester maakt backup van zijnn huidige bestand.

stap 4: Penningmeester leest wijzigingsbestand in van ledenadministrateur. En verifieert logbestand of alle gegevens zijn ingelezen.

stap 5: Penningmeester stuurt bericht aan ledenadministratur dat alle wijzigingen zijn ingelezen.

stap 6: Ledenadministrateur geeft in PC Leden aan dat alle wijzigingen zijn afgehandeld.....kan daarna weer gaan wijzigen, opzeggen en/of toeveoegen van leden.

stap 7: Penningmeester verwerkt nu zijn wijzigingen en maakt evt. een betalingsbestand.

stap 8: Penningmeestet maakt backup

 

B. Penningmeester stuurt wijzigingen naar ledenadministrateur

 

stap 9: Penningmeester verstuurt wijzigingsbestand naar ledenadministrateur.

stap 10: Ledenadministrateur maakt backup van zijn huidige bestand.

stap 11: Ledenadministrateur leest wijzigingsbestand in van penningmeester. En verifieert logbestand of alle gegevens zijn ingelezen.

stap 12: Ledenadministrateur stuurt bericht aan penningmeester dat alle wijzigingen zijn ingelezen.

stap 13: Penningmeester geeft in PC Leden aan dat alle wijzigingne zijn afgehandeld...kan daarna weer gaan wijzigen in de financiele gegevens.

 

 

N.b. als u incasseert dient u als ledenadministrateur en als penningmeester "Alle velden" uit te wisselen dus niet alleen "Persoons velden". En dient u als penningmeester niet te vergeten uw wijzigingen naar de ledenadministrateur te verzenden. Anders verloopt uw toekomstige incasso niet goed, omdat de machtigingen en de sequence ( eerste of herhalend/vervolg) niet meer kloppen.

 

Voorbeeld van stap 1:

Voordat u het wijzigingsbestand inleest (Inlezen van een bestand met gewijzigde records) raadt PC Leden u aan om een backup te maken van het huidige bestand:

 

 

Als u Ja kiest krijgt u het volgende venster:

 

 

U kunt aangeven of u de inhoud van het wijzigingsbestand eerst wilt afdrukken en of u het wijzigingsbestand wilt verwerken.

 

Als u kiest voor Inhoud van bestand afdrukken en niet voor Bestand verwerken en op OK klikt, vraagt PC Leden eerst om een paar instellingen. Eerst kiest u in dit Windows-venster het bestand met gewijzigde records (een.xml-bestand):

 

 

Nadat u dit bestand hebt geopend (met Openen) vraagt PC Leden om een aantal printinstellingen:

 

Boven aan dit venster ziet u de selectie, in dit geval alle leden uit het totale ledenbestand inclusief eventuele opzeggingen.

In het vak Lijst kunt u aangeven:

 

 

Bij het vak Uitvoer kunt u aangeven of u het bestand op het scherm wilt zien of dat u het daadwerkelijk wilt afdrukken.

Nadat u alle instellingen heeft aangebracht kiest u OK.

Als u in het vak Uitvoer voor Scherm heeft gekozen krijgt u een overzicht van alle gewijzigde records op het scherm:

 

 

Voor het gebruik van de sneltoetsen in dit overzicht: zie Sneltoetsen bij schermafdrukken.

Als u de schermafdruk hebt verlaten of nadat u hebt afgedrukt verlaat u het venster Afdrukken wijzigingsbestand met Sluiten.

U krijgt een overzicht van het aantal verwerkte records.

U bevestigt met OK.