Let op: Alleen wijzigingen in het ledenbestand kunnen worden verwerkt in het ledenbestand op de andere pc. Overige financiële wijzigingen worden dus niet meegenomen bij het aanmaken van een bestand met gewijzigde records.
| 1. | Leden worden geïdentificeerd op basis van een unieke (niet zichtbare) code die onder meer is gebaseerd op achternaam en het tijdstip van inbrengen van de lidgegevens (in milliseconden). Als een nieuw lid op beide pc's is ingebracht, kan het door uitwisseling van gegevens voorkomen dat het nieuwe lid twee keer voorkomt. Binnen de vereniging dient u dus duidelijk af te spreken, wie de leden invoert en welk bestand 'leidend' is. |
| 2. | Bij het aanmaken van een wijzigingsbestand kan worden gekozen voor A: Uitsluitend persoonsgegevens en B: Alle velden. Stel dat er in het 'zendende' bestand mutaties zijn aangebracht in de extra velden. Het record heeft dan de status 'Gewijzigd'. Als u vervolgens kiest voor A (uitsluitend persoonsgegevens), dan zal het 'ontvangende' bestand geen enkele wijziging constateren in het record. Immers: de wijziging had betrekking op een 'niet meegeleverd' veld. |
| 3. | Wilt u (voor het eerst) een volledig bestand overbrengen, kies dan via Ledenscherm | Opties | Beheer gewijzigde records bij de ledenselectie voor Alle leden en bij de Records voor Alle records. |
| 4. | Groepgegevens worden niet uitgewisseld. Het bestand op de andere pc is dus geen backup. Om de twee installaties op elkaar af te stemmen is het wellicht verstandig om de uitwisseling via een backup te laten plaatsvinden. De verenigingsgegevens (Naam, Vestigingsplaats en Verenigingsnummer) in het 'ontvangende' programma moeten exact gelijk zijn. |
| 5. | Als er een wijzigingsbestand is aangemaakt en u weet zeker dat het wijzigingsbestand op de andere pc is verwerkt, dan pas dient u de wijzigingen op de eigen pc als afgehandeld te beschouwen. |
| 6. | Bij het uitwisselen van bestanden kunnen problemen ontstaan als men verschillende soorten betaalperioden gebruikt. Zorg er dus voor dat betrokkenen de zelfde perioden (standaard J(aar), K(wartaal), M(aand) en W(eek)) hanteren. |
| 7. | Ook bij de postcodecontrole bij het uitwisselen van bestanden met buitenlandse postcodes kunnen problemen ontstaan. Bij het uitwisselen zijn de postcodes reeds gecontroleerd. Bij het inlezen kunt u dus de postcodecontrole uitzetten. Na afloop zet u de postcodecontrole weer aan (via Hoofdfuncties | Instellingen | Basisinstellingen). |
| 8. | Mocht het uitwisselen van gegevens om de een of andere reden niet (geheel) lukken, dan maakt de gebruiker met het meest actuele bestand een backup en verspreidt deze naar de andere gebruikers. Bestaande gegevens worden hierbij overschreven. |
| 9. | De naam van het uitwisselingsbestand in de map transit bestaat uit de aanduiding yyyymmddhhmm met extensie .xml. Een voorbeeld: het bestand 200317092000.xml is aangemaakt op 17 september 2003 om 20:00u. |
| 10. | Vanaf versie 7.3.x. worden ook de groepen en afwijkende adressen bij IBAN in het uitwisselingsbestand overgezet. |
