|
Importeren leden |
  
|
|
Importeren leden |
|
Met deze functie kunt u leden importeren in het bestaande bestand. Het excelbestand dient van formaat 97-2003 te zijn. Het excelbestand dient een specifiek formaat te hebben. Hiervoor kunt u de website www.pcleden.nl raadplegen.
Vanaf versie 7.1.2. is het mogelijk gemaakt om de EXTRA velden te importeren vanuit een MS-Excel sheet 97-2003.
U kunt ledengegevens van een Excel-bestand importeren in PC Leden7 als volgt:
Kies hiervoor Hoofdfuncties >> systeembeheer >> Importeren leden.
Er wordt gevraagd welk bestand geïmporteerd moet worden.
Klik op de bladerknop en zoek het bestand en klik OK. Vervolgens moet het importeren nog worden bevestigd. Als het importeren gelukt is wordt gemeld hoeveel leden zijn geïmporteerd.
Bij elke importeer actie wordt een logbestand aangemaakt (in dezelfde map en met dezelfde naam als het importbestand, maar met .log als extensie) waarin de fouten en waarschuwingen per regel worden getoond.
Bij het importeren gelden de volgende regels:
| - | Het Excel bestand moet een xls (MS Office Excel 97-2003 worksheet) zijn. |
| - | Alle te importeren gegevens moeten in het eerste werkblad staan. Overige werkbladen worden niet meegenomen. |
| - | De eerste rij moet de veldnamen bevatten van de te importeren gegevens. Deze moeten EXACT hetzelfde zijn als in onderstaan overzicht wordt aangegeven. |
| - | De eerste kolom moet de kolom NAAM zijn, de overige kolommen met veldnamen mogen in willekeurige volgorde staan. |
| - | De eerste rij en de eerste kolom moeten doorlopend zijn, dus zonder lege rijen/kolommen. |
| - | Elke volgende rij bevat de gegevens van één lid. |
| - | De veldnamen Extra 1 t//m 20 hoeven niet te worden gedefinieerd als er geen Extra velden voorkomen. De overige velden moeten wel worden gedefinieerd. |
Bij het importeren wordt automatisch een logfile weggeschreven.
Bestandslay-out van een te importeren bestand
De volgende veldnamen moeten worden gebruikt in de sheet:
Het bestand dat u wilt importeren dient een specifieke bestandslay-out te hebben, te weten
RECORD – LAYOUT BESTAND FORMAAT
Veldnaam |
Bijzonderheden datatype |
|---|---|
Naam |
Alfanumeriek verplicht |
LIDNR. |
Alfanummeriek, niet verplicht. Als dit veld leeg is wordt er geen lidnummer aangemaakt. Als dit veld ontbreekt, dan genereert PC Leden lidnummers |
Voorletters |
Alfanumeriek |
Tussenvoegsel |
Alfanumeriek, mag leeg zijn |
Straat |
Alfanumeriek verplicht |
Huisnummer |
Alfanumeriek. Verplicht. De 1e positie mag geen nul zijn, er mogen GEEN toevoegingen in de kolom staan. Deze moeten in een aparte komom |
Toevoeging |
Alfanumeriek |
Postcode |
Alfanumeriek verplicht Deze kolom moet altijd gevuld zijn. Als de postcode controle aanstaat wordt een waarschuwing gegeven als het een niet Nederlandse postcode betreft |
Plaats |
Alfanumeriek. Wordt bepaald vanuit de postcode als de postcodecontrole aanstaat en het een Nederlandse postcode betreft. Zonder postcodecontrole, of bij een buitenlands adres is dit een verplicht veld. |
Telefoon |
Alfanumeriek, mag leeg zijn |
Telefoon(mobiel) |
Alfanumeriek, mag leeg zijn |
Extra naam |
Alfanumeriek, mag leeg zijn |
Geslacht |
Toegestane waarde M(an) of V(rouw), mag ook leeg zijn. |
Geb. Datum |
Datumveld. De datum mag niet in de toekomst liggen, mag leeg zijn |
IBAN |
Mag ook een “oud” rekeningnummer bevatten, komt wel als waarschuwing in de importlog. Mag leeg zijn, tenzij de betaalwijze incasso is. Moet geldig nummer zijn. |
Land |
Niet verplicht, tenzij het om een buitenlands adres gaat. N.B. Als de postcode controle uitstaat kan niet bepaald worden of dit het geval is. |
Inschr. Datum |
Datumveld. Moet een geldige datum (DD-MM-JJJJ) bevatten, mag ook leeg zijn. Als dit veld niet is gevuld (of niet voorkomt) wordt het gevuld met de systeemdatum. |
Betaalwijze |
Toegestane waarden: K (Kas), A (Acceptgiro) of I (Incasso), mag ook leeg zijn. Als dit veld niet is gevuld wordt het gevuld met de ‘Standaardwaarde betaalwijze’, of met ‘A’ als dit niet is vastgelegd. |
Titel |
Alfanumeriek. |
Alfanumeriek. Moet een geldig e-mail adres bevatten, mag ook leeg zijn. |
|
Contributie |
Twee decimalen numeriek veld, invoer jaarbedrag. Mag ook leeg zijn |
Opzegdatum |
Datumveld. Mag ook leeg zijn |
Betaalperiode |
Alfanumeriek. Toegestane waarden: J (Jaar), H (Halfjaar), K (Kwartaal) of M (Maand), mag ook leeg zijn. Als dit veld niet is gevuld (of niet voorkomt) wordt het gevuld met de ‘Standaardwaarde betaalperiode’, of met ‘J’ |
Bedragcode |
Alfanumeriek. Als dit veld niet is gevuld (of niet voorkomt) wordt het gevuld met de ‘Standaardwaarde bedragcode’, of blijft leeg als dit niet is vastgelegd. Als dit gevuld is en de waarde nog niet voorkomt wordt deze toegevoegd aan de lijst. |
Categorie |
Alfanumeriek. Als dit veld niet is gevuld (of niet voorkomt) wordt het gevuld met de ‘Standaardwaarde cat’, of blijft leeg als dit niet is vastgelegd. Als dit gevuld is en de waarde nog niet voorkomt wordt deze toegevoegd aan de lijst. |
Machtigingsnr |
Alfanumeriek. Niet verplicht in te vullen. Indien niet ingevuld wordt dit afgeleid van ‘RECORD_ID’ als de betaalwijze Incasso is. |
Datum ondertekening |
Moet een geldige datum (DD-MM-JJJJ) bevatten, mag ook leeg zijn. Indien niet ingevuld wordt dit gevuld met '01-11-2009' als de betaalwijze Incasso is. |
Incasso type |
Alfanumeriek. Moet de waarde R (Recurring) bevatten, mag ook leeg zijn. Indien niet ingevuld wordt dit gevuld met 'R' als de betaalwijze Incasso is. |
Afkorting Land |
Alfanumeriek. De waarde moet voorkomen in de tabel met landcodes, mag ook leeg zijn. Indien niet ingevuld wordt dit gevuld met 'NL' als de betaalwijze Incasso is. |
BIC |
Alfanumeriek De waarde moet voorkomen in de tabel met BICs, mag ook leeg zijn. Is alleen relevant als de betaalwijze Incasso is. |
Extra1 |
Tekst, mag leeg zijn |
Extra2 |
Tekst, mag leeg zijn |
Extra3 |
Tekst, mag leeg zijn |
Extra4 |
Tekst, mag leeg zijn |
Extra5 |
Tekst, mag leeg zijn |
Extra6 |
Tekst, mag leeg zijn |
Extra7 |
Numeriek, mag leeg zijn |
Extra8 |
Numeriek, mag leeg zijn |
Extra9 |
Datum, mag leeg zijn |
Extra10 |
Datum, mag leeg zijn |
Extra11 |
Tekst, mag leeg zijn |
Extra12 |
Tekst, mag leeg zijn |
Extra13 |
Tekst, mag leeg zijn |
Extra14 |
Tekst, mag leeg zijn |
Extra15 |
Tekst, mag leeg zijn |
Extra16 |
Tekst, mag leeg zijn |
Extra17 |
Numeriek, mag leeg zijn |
Extra18 |
Numeriek, mag leeg zijn |
Extra19 |
Datum, mag leeg zijn |
Extra20 |
Datum, mag leeg zijn |
De overige velden in de leden tabel worden als volgt gevuld:
Veldnaam |
Bijzonderheden datatype |
|---|---|
Record-ID |
Word bij import gegenereerd |
Gemerkt |
Altijd onwaar. |
Hoofdbewoner/ medebewoner |
Wordt bepaald volgens de standaard methodiek aan de hand van postcode en huisnummer en eventueel geboortedatum. |
Historie |
Altijd onwaar. |
Opmerking betreffende Bondsleden en extra velden
Bij Bondsleden zijn het geslacht, de voorletters en de geboortedatum verplichte velden, dus is het aan te raden deze kolommen wel op te nemen in de import, ook al zijn ze niet verplicht.
De Extra velden moeten als ExtraX, waarbij X het nummer van het veld is, worden benoemd. Pas na import kunt u de extra velden benoemen.