|
Contributienota’s |
  
|
|
Contributienota’s |
|
Het venster voor het aanmaken van Contributienota's ziet er als volgt uit:
Boven aan dit venster ziet u de selectie, in dit geval alle leden uit het totale ledenbestand exclusief eventuele opzeggingen.
In het vak Notagegevens vult u in:
| • | De Omschrijving (kort) – 13 posities – algemene omschrijving; u vult bijvoorbeeld in: “2003”; |
| • | De Omschrijving (lang) – 32 posities – algemene omschrijving; u vult bijvoorbeeld in : “Contributie”; deze omschrijving wordt ook afgedrukt op de kop van een combinatie-ola; |
| • | De Datum – dag, maand, jaar – PC Leden vult automatisch de systeemdatum in voor het aanmaken van nota’s, maar u kunt deze wijzigen in de door u gewenste datum; |
| • | Verwerkingslijst afdrukken; |
| • | Nota’s onderbrengen bij hoofdbewoners, tenzij de medebewoners zelf een eigen IBAN hebben. Voor alle leden op hetzelfde adres maakt PC Leden slechts een nota aan bij de hoofdbewoner. Hierop zijn de medebewoners terug te vinden met behulp van een kenmerk. Als u dit veld aanvinkt dient u ook te kiezen: |
| • | Referentieveld van medebewoners – u kiest uit een tabel, welk kenmerk van de medebewoners u op de nota wilt plaatsen, zodat zij te herkennen zijn (bijvoorbeeld: geboortedatum). |
In het vak Contributie vult u in:
| • | Datum ter bepaling van de leeftijd (dag, maand, jaar); |
| • | Er wordt inschrijfgeld geheven voor leden ingeschreven na … (dag-maand-jaar); |
| • | De Toeslag op het berekende bedrag, bijvoorbeeld 1,50; |
| • | Het Rekeningnummer – PC Leden kiest automatisch 8000 Contributie, maar u kunt ook een ander grootboekrekeningnummer uit de tabel kiezen, zoals bijvoorbeeld 8010 Inschrijfgelden; |
| • | De periode – jaar, halfjaar, kwartaal, maand – invullen is verplicht; u kunt meer dan een periode kiezen. |
Met de knop Omschrijving krijgt u een venster waarin u voor iedere periode specifieke korte (maximaal 13 posities) en lange omschrijvingen (maximaal 32 posities) kunt opgeven.
Deze omschrijvingen worden bij iedere contributierun gebruikt, totdat u ze wijzigt.
U bevestigt de invoer met OK.
Als u geen specifieke omschrijving opgeeft, gebruikt PC Leden de algemene (lange en korte) omschrijving.
Als er voor een bepaalde periode nota’s zijn aangemaakt met zowel een algemene als een specifieke omschrijving, kiest PC Leden de laatst gebruikte omschrijving.
Nadat u alle gegevens in het venster Contributienota’s aanmaken hebt ingevoerd, bevestigt u met OK.
Er wordt nu eerst een backup gemaakt. Als er iets met de notaaanmaak niet goed gaat kunt u terugkeren naar dit punt door de backup terug te zetten.
Vervolgens vraagt PC Leden om een extra bevestiging.
U bevestigt met Ja.
Als u het veld Nota’s onderbrengen bij een hoofdbewoner heeft aangevinkt, vindt er een zogeheten controlerun plaats. PC Leden controleert of betaalperiode en/of betaalwijze van hoofd- en medebewoners aan elkaar gelijk zijn. Bij ieder gevonden verschil volgt de melding:
Met Ja worden de betaalperiode en betaal wijze van de medebewoner automatisch aangepast aan die van de hoofdbewoner. De medebewoners krijgen dan ook geen nota. Bij Nee gebeurt dat niet, maar de procedure (contributienota’s aanmaken) gaat wel door. De medebewoners krijgen dan wel een nota.
PC Leden telt het aantal nota’s en het contributiebedrag:
U bevestigt met OK.
De nota’s zijn aangemaakt.
U kunt de nota’s afdrukken met Notalijst afdrukken, of verder verwerken met Acceptgiro’s, incasso en kwitantie.
Om te voorkomen dat de gebruikers ‘langs elkaar’ werken, controleert PC Leden of er op de zelfde dag reeds nota’s zijn aangemaakt en geeft een melding als dit het geval is:
