Als ledenadministrateur of penningmeester van een vereniging of stichting wordt van u verwacht dat u de ledengegevens up-to-date houdt, de contributie(s) en donatie(s) verwerkt en financiële rapportages kunt overleggen. PC Leden is het pakket dat u daarbij ondersteunt.
Uw vereniging of stichting heeft op vele momenten contact met de buitenwereld. Variërend van het aanmaken van incassobestanden, het versturen van acceptgiro’s en het registreren van betalingen tot het leveren van actuele gegevens betreffende leden en donateurs. Een goed systeem wat u daarbij ondersteunt is onontbeerlijk.
Het softwarepakket PC Leden maakt de administratie van uw organisatie overzichtelijker en efficiënter. PC Leden regelt uw complete leden-, debiteuren en (eenvoudige) grootboekadministratie voor maximaal 5000 relaties.
PC Leden
PC Leden is een totaaloplossing voor verenigingen en stichtingen. Zowel penningmeesters als ledenadministrateurs gebruiken PC Leden. Voordelen van het gebruik liggen voor de hand: minder werk, meer mogelijkheden, tijdsbesparing en meer overzicht. De continuïteit van uw administratie is daardoor verzekerd.
Het programma voorziet in het efficiënt inrichten van uw administratie. U kunt een groot aantal gegevens van leden, contribuanten of donateurs op eenvoudige wijze vastleggen. De gegevens kunnen op alle mogelijke manieren worden verwerkt en beschikbaar worden gesteld.
Relatiebeheer
U heeft 27 (29) standaardvelden en 20 vrije velden tot uw beschikking om de gegevens van uw relaties vast te leggen.
Denk hierbij aan naam, adresgegevens, telefoonnummers (vast en mobiel), email adres etc. Maar ook of iemand hoofdbewoner dan wel medebewoner op hetzelfde adres is en op welke manier iemand betaald. Als de betaalwijze incasso is komen er nog 2 velden bij, namelijk BIC en Mandaat. Ook de 20 vrije velden blijken in de praktijk ruim voldoende te zijn om voor uw vereniging of stichting belangrijke gegevens vast te leggen.
Overzichten
Als ledenadministrateur krijgt u vaak allerlei verzoeken om informatie. PC Leden beschikt over een groot aantal standaard overzichten en selecties. U kunt echter ook zelf overzichten en selectie definiëren. U kunt door eenvoudig te klikken op de velden die u wilt zien een eigen overzicht samenstellen. Op elk veld van de relatiegegevens kunt u selecteren, waarbij combinaties als “begint met”, “is groter dan” etc. geen probleem vormen. De gegevens kunt u bekijken op het scherm of op papier per lid of in lijstvorm.
Ook kunt u via het ledenscherm een LIJST (apart icoon) selecteren waarvan u de kolomindeling zelf kunt instellen. Deze lijst kunt u vervolgens exporteren naar excel.
Ook etiketten zijn geen probleem. Met de etikettengenerator geeft u aan welk formaat etiket u gebruikt en vervolgens kan met een druk op de knop een etiket worden aangemaakt. Het is prima mogelijk om een labelprinter te koppelen aan PC Leden.
Contributieberekening
U kunt de contributie op diverse manieren berekenen. De contributieberekening kan worden ingesteld op basis van een bedragcode, de leeftijd en/of op basis van de groepen waar iemand lid van is.
Toekenning aan groepen
De groepsaanduiding maakt het mogelijk uw leden onder te verdelen in één of meerdere groepen. Aan deze groepen kan ook een (extra) contributiebedrag toegekend worden. Iemand kan lid zijn van meerdere groepen. Het systeem telt alle verschuldigde bedragen bij elkaar op.
Betaalwijzen en –perioden
De betaalwijze die voor u als penningmeester het minste werk met zich meebrengt, is de automatische incasso. Er wordt door PC Leden een EURO incassobestand aangemaakt dat u met uw internet bankapplicatie direct kunt importeren bij uw bank en meteen laten verwerken (verzenden). U hoeft dan geen acceptgiro’s te printen en betalingen in te boeken, uiteraard ondersteunt PC Leden deze betaalwijze wel. Het is zelfs mogelijk om de betalingen van de acceptgiro’s via een bestand elektronisch te verwerken.
De standaard betaalperioden zijn: jaar, half jaar, kwartaal en maand. U kunt ook zelf een andere betaalperiode definiëren.
Boekhouding
PC Leden bevat een eenvoudige financiële administratie. Er is een standaard rekeningschema dat u zelf kunt uitbreiden.
De boekhouding is gekoppeld aan de contributieberekening. Als u incassobestanden aanmaakt of betalingen inboekt dan wordt de financiële administratie automatisch bijgewerkt. Er kunnen Grootboek, Saldibalans, Verlies & Winst en Balans overzichten worden aangemaakt. Wilt u geen gebruik maken van de boekhouding, dan kunt u deze functionaliteit uitzetten.
Gegevensuitwisseling
U kunt de gegevens in uw bestanden op meerder manieren elektronisch beschikbaar stellen.
- Exportbestanden
U kunt exportbestanden aanmaken voor zowel leden als nota’s in diverse formaten (CSV (kan ingelezen worden in Excel), ASCII, XML of XLS). - Gesplitste administratie
Uw administratie kunt u opdelen in een ledenadministratie en een financieel deel. Periodiek kunt u dan gegevens uitwisselen tussen de ledenadministrateur en de penningmeester. - KNLTB
PC Leden is gecertificeerd voor uitwisseling van lidgegevens naar de KNLTB en vice versa. Als u bij de inrichting van PC Leden aangeeft KLNLTB lid te zijn en de overige gegevens hiervoor invult, wordt PC Leden uitgebreid met bondspecifieke velden, zodat uitwisseling van gegevens mogelijk wordt.
Kosten
De kosten van het pakket zijn zeer concurrerend. Elders op deze website vindt u een overzicht van de actuele prijzen van het pakket.
Er is bewust gekozen om PC Leden als stand-alone pakket aan te bieden. Deels om de kosten binnen de perken te houden (PC Leden is het goedkoopste pakket in zijn veld), en deels om de privacy beter te kunnen bewaken. U heeft geen internetverbinding nodig om met PC Leden te kunnen werken (uitgezonderd de functies om bestanden uit te wisselen)
U kunt PC Leden op dezelfde PC meerdere malen installeren als u aanmeerdere verenigingen en/of stichtingen ondersteuning geeft. In dat geval dient U per stichting of vereniging een licentie af te nemen.
Als U PC Leden voor één vereniging of stichting gebruikt en meerdere malen wilt installeren voor bijvoorbeeld de ledenadministratie en/of de donateursadministratie, dan kan dat met één en dezelfde licentie op dezelfde PC en/of een andere PC.